La méthode de Dépistage Déparis est idéalement utilisée au cours d'une réunion avec 4 à 7 personnes connaissant intimement la situation de travail ou appelées à intervenir dans la recherche et la concrétisation des solutions préconisées au cours de la réunion.

Au terme du Dépistage, il a été décidé par exemple

• de réparer les sols, remplacer certains outils et certains récipients contenant des produits chimiques, remplacer certains filtres sur certaines machines, déplacer des aires de stockage, rehausser un plan de travail...
• d'approfondir un ou plusieurs aspects de la situation de travail, par exemple: les aires de travail, les contraintes posturales, les produits chimiques...

Mise en oeuvre 

Selon la philosophie SOBANE, cet approfondissement est réalisé au moyen de la méthode d'Observation se rapportant au problème à étudier plus en détails et, de nouveau, au cours d'une réunion avec les mêmes personnes.

Alors que, au cours de la réunion Déparis, l'ensemble des aspects de la situation de travail était passé en revue, lors de la réunion d'Observation, la discussion est centrée sur un aspect particulier: le bruit dans l'atelier ou les manutentions ou le travail sur écran...

La mise en oeuvre reprend de nombreux points déjà décrits pour le niveau 1, Dépistage Déparis.

La direction doit au préalable à toute action

• avoir été informée pleinement des implications de l'utilisation de la méthode
• avoir pris conscience de ses engagements
• avoir marqué son total accord à sa mise en oeuvre

Les étapes de la mise en oeuvre sont les suivantes:

1. Information par la direction de la ligne hiérarchique et des salariés sur les objectifs poursuivis et engagement de celle-ci de tenir compte des résultats des réunions et des études.
2. Définition d'un petit groupe de postes formant un ensemble, une "situation" de travail: celui-ci devrait être le même que celui constitué au niveau 1, Dépistage Déparis
3. Désignation d'un coordinateur par la direction avec l'accord des travailleurs: de nouveau, ce devrait être la même personne que celle ayant coordonné le Dépistage Déparis.
4. Préparation du coordinateur: il lit la méthode d'Observation en détails et se forme à son utilisation. Il adapte l'outil à la situation de travail concernée en modifiant des termes, en éliminant certains aspects non concernés, en en transformant d'autres ou encore en ajoutant des aspects supplémentaires.
5. Constitution d'un groupe de travail avec des travailleurs-clés de la situation de travail concernée, désignés par leurs collègues et leurs représentants et de personnels d'encadrement technique choisis par la direction. Il comprend au moins un homme et une femme en cas de groupe mixte. Ce groupe de travail devrait être le même que celui qui a participé au Dépistage Déparis, avec, éventuellement 1 ou 2 personnes en plus du bureau des méthodes, du service de maintenance ou encore du service des achats.
6. Réunion du groupe de réflexion dans un local calme près des postes de travail, de nouveau afin de pouvoir retourner directement aux postes de travail pour discuter certains points.
7. Explication claire par le coordinateur du but de la réunion et de la procédure. Les items à discuter peuvent, soit être distribués aux participants avant ou au début de la réunion, soit être projetés par rétroprojecteur ou multimédia sur un écran, de manière à guider efficacement la discussion.
8. Discussion sur chaque rubrique en se concentrant sur les aspects repris sous cette rubrique et en s'attardant, non pas à déterminer si la situation est pas, un peu ou beaucoup satisfaisante, mais à
   • ce qui peut être fait pour améliorer la situation, par qui et quand
   • ce pour quoi il faudra demander l'assistance d'un préventeur lors d'un niveau 3, Analyse
9. Après la réunion, synthèse par le coordinateur en mettant au net
   • les rubriques utilisées, contenant les informations détaillées ressortant de la réunion
   • la liste de solutions envisagées avec indication de qui fait quoi et quand
   • la liste des points à étudier plus en détails avec les priorités.
10. Présentation des résultats aux participants, révision, ajouts…
11. Finalisation de la synthèse.
12. Présentation à la direction et aux organes de concertation.
13. Poursuite de l'étude pour les problèmes non résolus au moyen de la méthode de niveau 3, Analyse, de la stratégie SOBANE.

Le texte suivant peut aider à préciser le but de la réunion.

"Au cours de la réunion, nous allons passer en revue tous les points relatifs au facteur de risque "----------" qui font que le travail est difficile, dangereux, peu efficace ou désagréable.
L'objectif n'est pas de savoir si c'est facile ou agréable à 20, 50 ou 100 %.
Il est de trouver ce qui peut être fait concrètement, tout de suite, dans 3 mois et plus tard pour que ce soit plus efficace et plus agréable. Il peut s'agir de modifications techniques, de nouvelles techniques de travail, mais aussi de meilleures communications, de réorganisation des horaires, de formations plus spécifiques.
Pour certains points, nous devrions arriver à dire ce qu'il faut changer et comment concrètement le changer. Pour d'autres, des études complémentaires devront être réalisées.
La Direction s'engage à établir un plan d'actions dans le but de donner suite au mieux à ce qui sera discuté. "

A défaut de pouvoir organiser une réunion de 3 à 6 personnes, le coordinateur conduira l'Observation seul ou avec une ou deux personnes et éventuellement sur le lieu même de travail. Cette solution non idéale reste utile puisqu'elle fait progresser la prévention et prépare le recours éventuel à un préventeur externe. Le coordinateur ou ces personnes doivent cependant:

• bien connaître le poste de travail (aussi bien que les opérateurs eux-mêmes !)
• prendre les avis des opérateurs de façon informelle
• avoir des connaissances techniques pour la recherche et la mise en œuvre pratique des solutions
• retourner par la suite directement ou indirectement vers les opérateurs et leur encadrement technique pour avis sur les solutions envisagées.

Cette façon de faire n'est donc conseillée que si la mise sur pied d'une réunion d'un groupe de travail n'est pas possible, à ce moment là, au sein de l'entreprise.

Le rapport 

Ce rapport doit comprendre:

• L'exposé du problème:
  • la façon dont le problème est apparu et a été posé au départ: plaintes, maladies, absences …
  • les avis des opérateurs et des personnes de l'entreprise lors du niveau de Dépistage.
• Les résultats de l'intervention, sans trop s'attarder aux différentes interventions successives mais en rendant aux intervenants leurs mérites respectifs:
  • les aspects qui ont été Observés en détails et les solutions proposées.
  • le cas échéant, les aspects pour lesquels une Analyse est à réaliser.
• Une synthèse des solutions et améliorations techniques ou organisationnelles.
• Une justification globale de ces solutions, en montrant que:
  • elles sont réellement susceptibles de résoudre les problèmes décrits précédemment
  • elles ne vont pas engendrer d'autres problèmes pour l'ensemble ou pour certains opérateurs
  • elles sont compatibles avec les exigences de productivité et de rentabilité de l'entreprise.
• La justification éventuelle de la nécessité d'une Analyse complémentaire. 
• Un schéma de réalisation des solutions préconisées avec qui fait quoi, quand, comment et avec quel suivi dans le temps, afin d'augmenter la probabilité que le rapport soit suivi d'effets concrets.
• Une synthèse de ce rapport final en 1 page reprenant les solutions techniques principales.

Présentation écrite 

La critique majeure concernant de tels rapports est qu'ils sont en général beaucoup trop littéraires et conventionnels.
Le but étant de donner l'information nécessaire à la prise de décision, le rapport doit être court, simple et débarrassé de toute considération superflue, générale ou hors de propos.

Sans tomber dans le style télégraphique:

• des alinéas, des retraits sont utilisés, comme dans le présent texte, pour souligner et hiérarchiser les informations
• le nombre de tableaux, de graphiques statistiques… est réduit au minimum
• les informations y sont présentées sous une forme systématique, facile à saisir, intuitive
• des schémas techniques, photos, sont utilisés si nécessaire.

Enfin, le texte est revu mot par mot pour

• supprimer toute répétition;
• simplifier la lecture et la compréhension;
• respecter la suite logique des items, idées …;
• faciliter la recherche d'une information particulière.

Contrairement à l'habitude, le rapport commencera par la synthèse de 1 page, repoussant en second plan et en annexe l'information détaillée.

Présentation orale 

Les circonstances déterminent la procédure exacte à suivre.
Idéalement cependant, la synthèse doit être présentée simultanément ou séquentiellement:

• A l'employeur, parce qu'il a la responsabilité des conditions de santé au travail et est celui qui décide.
• Aux opérateurs, parce qu'ils sont directement concernés. La mise en œuvre de solutions techniques, même excellentes, sans consultation préalable des intéressés, compromet temporairement, voire définitivement, leur efficacité.
• A toutes les personnes qui ont participé aux différentes étapes de l'intervention, parce qu'ils en ont le mérite principal.
• A la hiérarchie, à l'encadrement technique, parce qu'ils sont responsables de la mise en œuvre et du maintien des solutions. 
• Aux autres partenaires de la prévention (médecins du travail, préventeurs …), bien naturellement.

Le succès de l'intervention dépend non seulement de sa qualité, mais bien souvent surtout de la façon dont elle est présentée.

Alors que tous les protagonistes (employeurs, encadrement, opérateurs) pensent bien connaître les conditions de travail, ils en ont des visions parfois étonnamment différentes. Des photos sont alors très utiles pour arriver à une représentation commune de la situation et des problèmes, ainsi que des possibilités d'amélioration. Elles doivent attirer l'attention sur le travail qui est réalisé et les conditions générales de travail, et non pas sur la manière dont tel ou tel opérateur le réalise.

Suite de l'étude 

Si l'étude d'Observation met en évidence des points nécessitant une Analyse plus approfondie, un préventeur spécialisé dans le domaine concerné doit être contacté.

La démarche à adopter avec ce préventeur est de:

• lui donner connaissance du travail accompli précédemment aux niveaux Dépistage et Observation
• revoir ces résultats, conclusions, propositions de solutions
• confirmer ou amender ces propositions
• définir de manière précise ce qui fera l'objet de l'Analyse et dans quel but

Tous les documents de travail des différents niveaux seront conservés dans l'entreprise afin de servir plus tard de point de référence lors de modifications des postes ou lors de la conception de nouvelles conditions de travail.