• 90. Faut-il organiser la réunion de façon formelle ou peut-on le faire de façon informelle et spontanée en fonction des circonstances ?
• 91. Quelle est l'information à donner aux futurs participants ?
• 92. Faut-il donner les tableaux Déparis à l'avance, pour que les participants puissent réfléchir et en parler avec les collègues ?
• 93. Faut-il demander aux travailleurs de se concerter avant la réunion ?

90. Faut-il organiser la réunion de façon formelle ou peut-on le faire de façon informelle et spontanée en fonction des circonstances ?

Il est essentiel de montrer que le processus est sérieux, organisé et non improvisé. Aussi est-il important de fixer la date bien en avance en fonction des disponibilités, d'insister sur l'importance du respect de ce rendez-vous, d'envoyer officiellement une convocation nominative à chaque participant avec un rappel des objectifs, de la procédure et avec éventuellement une copie du guide Déparis qui sera utilisé. C'est également la raison pour laquelle la durée de 2h doit être strictement respectée.

Il faut cependant que ce processus, bien que structuré, reste le moins administratif possible.

91. Quelle est l'information à donner aux futurs participants ?

La réunion Déparis ne s'improvise pas (question 90) et est organisée lorsque la direction, la ligne hiérarchique, les organisations syndicales, le CPPT ont pris pleinement conscience et ont marqué leur accord avec les principes de base, les objectifs, la procédure et le suivi nécessaire. Les participants auront donc déjà entendu parler des réunions Déparis.

Avec la convocation personnelle, le participant doit recevoir un bref document rappelant les objectifs généraux et ceux de la direction, l'engagement de l'entreprise de prendre en considération les résultats, la façon dont la réunion se déroulera, dont la synthèse sera préparée et la suite du processus au CPPT.

On pourra également joindre une copie de la version du guide Déparis qui sera utilisée de sorte que les participants y deviennent familiers et éventuellement réfléchissent d'avance et avec leurs collègues.

92. Faut-il donner les tableaux Déparis à l'avance, pour que les participants puissent réfléchir et en parler avec les collègues ?

Nous pensons que c'est une pratique à encourager. Par contre il n'est pas souhaitable que chaque participant prenne des notes au cours de la réunion. Ceci s'avère en effet ralentir et nuire à la discussion.

93. Faut-il demander aux travailleurs de se concerter avant la réunion ?

Ce serait lourd à exiger et cela n'est pas indispensable. Une préparation informelle serait cependant souhaitable pour que le participant se sente plus à l'aise dans son rôle de travailleur clé parlant au nom de ses collègues.