Les acteurs majeurs de la procédure de commande et d’acquisition des équipements de protection sont:
- l’employeur;
- le service des achats;
- le conseiller en prévention qui dirige le service interne pour la prévention et la protection au travail (SIPPT) ou un département du SIPPT;
- le médecin du travail;
- le comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT). En l’absence de CPPT, c’est la délégation syndicale qui assume ce rôle.
La procédure d’achat est parfois qualifiée de “procédure des trois feux verts”. On distingue en effet trois étapes au sein de cette procédure. Après chacune d’elles, le feu doit être mis au vert pour que l’on puisse passer à la phase suivante.
Étape 1: la commande
Après avoir effectué les analyses de risques nécessaires et tenu compte de la hiérarchie des mesures de prévention, il y a lieu de décider quels équipements de protection doivent être achetés. Le service des achats procédera généralement, sur base de l’information qu’il a reçu, à une étude de marché pour déterminer quels fabricants et fournisseurs proposent la solution la plus intéressante.
Un bon de commande est alors rédigé. Ce bon de commande stipule que l’équipement de protection doit satisfaire aux dispositions légales. Le bon de commande peut également énumérer certaines exigences spécifiques en matière de sécurité et d’hygiène. Ces exigences spécifiques éventuelles doivent émaner de l’analyse des risques.
L’objectif n’est donc pas de faire en sorte que le service des achats décide seul de l’achat d’un équipement de protection déterminé. Le conseiller en prévention et le médecin du travail doivent assurément être impliqués dans la procédure.
De plus, le conseiller en prévention doit pouvoir faire appel à des “personnes compétentes”, les spécialistes disposant d’une connaissance suffisante du domaine, pour identifier les exigences impératives.
Avant que le bon de commande complété de manière exhaustive quitte la société, il doit être revêtu du visa du conseiller en prévention.
Le CPPT doit être informé qu’un bon de commande a été établi pour un équipement de protection déterminé.
Étape 2: la livraison
Lors de la livraison, le fournisseur remet au client une attestation justifiant le respect des exigences formulées lors de la commande. Dans ce document, le fournisseur détaille comment il a satisfait aux conditions de la commande.
En pratique, on utilise souvent la déclaration CE de conformité.
Le CPPT doit être tenu au courant de cette attestation et pouvoir la consulter.
Par ailleurs, le fournisseur remet un mode d’emploi dans la langue usuelle de l’entreprise (la langue de la région où l’équipement de protection sera utilisé).
Étape 3: la mise en service
Le conseiller en prévention doit établir un rapport de mise en service avant que l’équipement de protection soit effectivement utilisé. Dans ce rapport, le conseiller en prévention confirme qu’il a constaté, lors de la livraison, que les prescriptions de sécurité et d’hygiène étaient respectées. Ce constat est dressé en concertation avec les personnes compétentes en la matière (p.ex. le spécialiste interne à l’entreprise ou un expert externe). Le médecin du travail doit également remettre son avis sur la question. Le CPPT doit de nouveau être mis au courant de l’existence de ce rapport de mise en service et doit pouvoir le consulter.
Lors de commandes de complément (acquisition d’équipements de protection identiques), il n’est pas nécessaire de rédiger un nouveau rapport de mise en service puisque la procédure a déjà été intégralement suivie. Le fournisseur ne doit pas non plus fournir de nouvelle attestation.
Cela vaut néanmoins la peine de rédiger systématiquement un rapport de mise en service, ne fût-ce que sous une forme épurée. Ainsi, il ne pourra y avoir aucun malentendu et tout pourra être justifié au moyen des documents nécessaires.