• Employeur
• Supérieur hiérarchique
• Collègues
• Service du personnel
• Travailleur concerné
• Délégation du personnel
• Conseil d’entreprise (CE)
• Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT)
• Service (interne ou externe) pour la prévention et la protection au travail

Chaque employeur doit en effet prendre des mesures de prévention pour la santé et la sécurité des travailleurs, dans le cadre de la loi sur le bien-être au travail. Lorsqu’un travailleur est absent, afin de limiter les dommages, l’employeur doit également prendre des mesures pour favoriser le retour au travail après des problèmes de santé, cela fait partie de la politique globale de prévention. 

C’est la première personne qui doit être avertie si un travailleur est absent. La procédure doit se trouver dans le règlement de travail. 

Les contacts avec l’entourage professionnel se font généralement par l’intermédiaire du supérieur hiérarchique, qui:

• entretient le contact avec le travailleur absent pour raison de santé;
• intervient pour l’accompagnement du travailleur dès le premier jour d’absence;
• tient à jour les principaux changements intervenus dans l’entreprise et qui sont  pertinents pour le travailleur qui reprend le travail après une absence;
• établit, en concertation avec le travailleur, un plan de réintégration;
• participe à la recherche de possibilités de travail adapté;
• soutient son équipe et assure la communication avec les collègues;
• prend temporairement des dispositions pratiques pour l’organisation du travail qui sont acceptables pour l’ensemble des acteurs concernés;
• …

Le supérieur hiérarchique direct doit jouer un rôle clé dans le parcours de retour au travail. Il connaît les travailleurs et sait où les éventuels problèmes peuvent se situer. Souvent, il connaît aussi le contexte personnel du travailleur. Il peut donc être l’agent de liaison avec l’entreprise.

La prévention de l’absentéisme donne de meilleurs résultats lorsqu’on peut signaler les problèmes à temps. Le supérieur hiérarchique doit être attentif aux signaux: 

• le travail répétitif;
• des plaintes liées à des douleurs au dos, à la nuque, aux articulations…;
• un comportement cynique et irrité;
• une perte du sens de l’humour;
• des changements d’humeur, des crises de larmes;
• un travail négligé;
• des relations dégradées avec les collègues;
• des congés de maladie courts et fréquents;
• la consommation d’alcools, de drogues, de tabac (en augmentation).

Pour bien jouer ce rôle, il importe que le supérieur hiérarchique soit sensibilisé mais aussi formé et qu’il dispose du soutien, du temps et des moyens adéquats.

Une absence prolongée a pu avoir un impact sur le fonctionnement de l’équipe. Le travailleur doit préalablement réfléchir aux informations concernant sa situation médicale qu’il veut partager avec ses collègues.

Une fois de retour, le travailleur doit accorder l'attention nécessaire aux efforts réalisés par l'équipe pour palier à l’absence au travail.

Lors de l’absence d’un collègue, les collègues:

• entretiennent, tant que possible, le contact avec le travailleur absent;
• partagent leurs réflexions, entre eux, avec le travailleur concerné et leur supérieur hiérarchique;
• sollicitent, si nécessaire, des moments de concertation avec le supérieur hiérarchique pour exprimer leur point de vue sur le déroulement de la réintégration;
• soutiennent le plus possible les collègues qui reviennent au travail.

Dans le cadre des absences de longue durée, le service des ressources humaines:

• conseille le supérieur hiérarchique direct lors de  l’élaboration de la politique d’un parcours individuel de retour au travail;
• établit un système d’enregistrement des absences;
• offre le soutien administratif nécessaire au travailleur;
• procure le support dont le supérieur hiérarchique direct a besoin dans la conduite des entretiens avec le collaborateur absent;
• actualise les connaissances de l’entreprise sur les aides et subsides disponibles lors de la  réintégration;
• peut constituer et compléter le dossier de réintégration;
• veille à la mise en œuvre d’une politique et de procédures cohérentes;
• désigne, en son sein, la personne qui fera le lien avec les autres acteurs concernés.

Le service du personnel peut apporter son soutien au travailleur ainsi qu’au supérieur hiérarchique lors de la réalisation d'un plan de retour au travail. Ce service connaît  souvent bien le cadre légal et les mesures d’accompagnement temporaires ou permanentes nécessaires au retour au travail.

Le travailleur:

• signale les situations qui ont un effet négatif sur sa santé;
• informe son responsable direct de ses perspectives de rétablissement;
• se montre prêt à discuter de son problème de santé et de son retour au travail avec les acteurs concernés;
• se concerte avec son supérieur hiérarchique sur son plan de réintégration;
• soumet le plus possible de propositions de travail adapté;
• …

Le délégué syndical peut aider le travailleur dans la communication avec les différents acteurs. Il peut donner des informations sur les mesures d’accompagnement et les conséquences financières dans la situation spécifique. Il peut orienter vers d'autres services de soutien (service juridique, service du droit du travail, services régionaux pour l'emploi…).

Le conseil d’entreprise:

• adapte le règlement de travail sur le plan de l’organisation du travail, des horaires et du rythme de travail, de la mobilité, de la procédure de communication allant de l’arrêt de travail jusqu’au retour au travail…; 
• suit le flux de personnel sortant et les absences de longue durée via le bilan social, les informations économiques et financières, la convention collective du travail (CCT 9);
• …

Le comité pour la prévention et la protection au travail:

• peut faire des propositions sur le recours à des partenaires extérieurs ou la création de postes de travail temporaires au sein de l’entreprise dans le but d’une réintégration;
• inscrit à l’ordre du jour l’accessibilité au lieu de travail et l’adaptation des vêtements de travail, de l’outillage, du poste de travail, des tâches... pour favoriser une reprise du travail harmonieuse;
• transpose les questions individuelles en relation avec la  réintégration au niveau collectif de l’entreprise, en tenant compte des analyses de risques dans différents domaines du bien-être au travail;
• …

Dans les petites entreprises, les organes de concertation ne sont pas instaurés. Mais l’échange de vues et le dialogue entre les travailleurs et l’employeur est nécessaire. Les travailleurs peuvent alors être directement impliqués dans le développement de la politique (participation dans le groupe de travail par ex.) ou par l’intermédiaire de la délégation syndicale s’il en existe une.

Le service pour la prévention et la protection au travail (interne/externe) est un partenaire important dans le processus de retour au travail:

• il peut conseiller la ligne hiérarchique quant à la prévention des incapacités de travail;
• il peut accompagner l’entreprise dans l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation de la politique de retour au travail.

Les conseillers en prévention peuvent faire partie du groupe de travail. Ils examinent les problèmes les plus fréquents et prennent part à l’amélioration des conditions de travail.

Les conseillers en prévention médecin du travail, aspects psychosociaux et/ou l’ergonome peuvent apporter une aide dans un parcours individuel de retour au travail. L’entreprise peut, par exemple, entretenir des contacts avec le travailleur absent et l’inviter à se rendre chez le médecin du travail (visite de pré-reprise du travail).

L’ergonome peut, en concertation avec le travailleur, identifier les difficultés et proposer des conseils pratiques sur l’organisation du travail, le poste de travail.

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux peut examiner avec le travailleur quels facteurs personnels et environnementaux peuvent entraver la reprise du travail. Il peut également proposer d’autres interventions telles que l’encadrement des équipes de travail, le suivi non thérapeutique et de courte durée en cas de stress ou de burnout ou encore, la gestion de conflits…