Veranderende regels rond telewerk: wat moeten werkgevers weten?

Het percentage aan telewerk mag het voorbije decennium dan wel zijn toegenomen, toch heeft de COVID-19-pandemie sinds maart 2020 voor een ongekende verschuiving richting thuiswerk gezorgd. Hierdoor moeten landen hun bestaande wetgeving rond telewerk opnieuw herzien, om zo werknemers te beschermen tegen de opkomende (ergonomische) risico’s voor hun gezondheid.

Wat zijn de basisverantwoordelijkheden van de werkgever inzake telewerk?

Telewerk wordt op Europees vlak gereguleerd door de Kaderrichtlijn veiligheid en gezondheid op het werk en andere richtlijnen die te maken hebben met werkomstandigheden (zoals de Richtlijn Arbeidstijd) en veiligheid en gezondheid op het werk (VGW). Toch is er geen specifieke stuk wetgeving in de Europese Unie (EU) dat rechtstreeks verband houdt met telewerk. In plaats daarvan wordt telewerk op het nationaal niveau geregeld aan de hand van wettelijke voorschriften, sociale dialoog en collectieve arbeidsovereenkomsten.

Europese Raamovereenkomst Telewerk

Centraal in de Europese benadering van telewerk staat de Europese raamovereenkomst over telewerk, een autonome overeenkomst tussen sociale partners die in 2002 werd opgesteld. Deze overeenkomst definieert telewerk als “een werkvorm en/of contract/betrekking, waarbij het werk, dat ook kan worden uitgevoerd op de locatie van de werkgever, op regelmatige basis op een andere locatie wordt uitgevoerd”. Verder biedt de overeenkomst een duidelijk maar algemeen overzicht van de verantwoordelijkheden van de werkgever ten opzichte van de telewerkende werknemer (vóór de pandemie).

Een van deze verantwoordelijkheden is ervoor zorgen dat de telewerkende werknemer dezelfde voordelen geniet als de werknemer die naar kantoor komt. Daarbij moet er ook rekening worden gehouden met de bijzonderheden van telewerk. Het onderstreept ook het feit dat de werkgever verantwoordelijk is voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer op de werkvloer, in het bijzonder wanneer het gaat om de werkomstandigheden en het gebruik van tools, zoals beeldschermen.

De overeenkomst legt uit dat telewerkers het recht hebben om een inspectiebezoek aan te vragen om er zeker van te zijn dat hun werkplek aangepast en ergonomisch is. Het zet daarnaast de basisregels uiteen rond bepaalde aspecten zoals de organisatie van het werk, opleiding, databescherming en apparatuur.

Hoe zijn de wettelijke verantwoordelijkheden van werkgevers recent veranderd?

De conversatie rond het recht om van thuis uit te werken heeft de voorbije jaren aan kracht gewonnen. Frankrijk heeft, bijvoorbeeld, in 2016 het recht op deconnectie wettelijk verankerd. Ook hebben de veranderde omstandigheden door de COVID-19-pandemie en de telewerkgolf die erop volgde geleid tot een aanscherping van de regelgeving rond telewerk.

Tegen maart 2021 hadden vijf Europese landen (Italië, Luxemburg, Litouwen, Slowakije en Spanje) wijzigingen in hun wetgeving aangebracht en vele anderen waren hun relevante wetgeving aan het herbekijken (waaronder Oostenrijk, België, Cyprus, Kroatië, Hongarije, Ierland, Duitsland, Malta, Polen, Portugal en Slovenië). In Nederland werd op dat moment de Wet Flexibel Werken geëvalueerd, waarbij rekening werd gehouden met mogelijke aanpassingen omwille van de omstandigheden.

De overeengekomen of voorgestelde wijzigingen aan nationale regelgeving met betrekking tot telewerk kunnen ingedeeld worden in vier categorieën:

  • de wettelijke definitie van wat telewerk omvat;
  • het recht op telewerk (waaronder de duur en frequentie van het telewerk);
  • het recht op deconnectie tijdens periodes van rust en de mogelijkheid om tijdens het telewerk voor een gezonde balans tussen werk en privé te zorgen;
  • specifieke VGW-bepalingen, waaronder de verantwoordelijkheid van de werkgever om ervoor te zorgen dat de telewerkplek ergonomisch is en de ontwikkeling of verergering van musculoskeletale aandoeningen (MSA) helpt tegen te gaan.

Naast deze categorieën verschilt de nationale wetgeving van land tot land. Zo versterkt in Spanje het Koninklijk Besluit 28/202029 het recht op deconnectie van werknemers en hun rechten op het vlak van de ergonomisch, psychosociale en organisatorische aspecten van telewerk. Spaanse werkgevers zijn nu verplicht om risicoanalyses voor de telewerkplek van werknemers uit de voeren en ervoor te zorgen dat deze werkplekken vrij zijn van MSA-risico’s. De tekst van dit besluit is beschikbaar in het Spaans op de website van het Spaanse Staatsblad: Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia (PDF, 472 KB).

Ierland publiceerde in januari 2021 haar nationale telewerkstrategie. Naast het geven van het mandaat dat telewerk en werk op verplaatsing de norm zou moeten zijn voor 20% van publieke sector, benadrukte de strategie het recht op deconnectie en verbond het zich tot investeringen in de telewerkinfrastructuur, zoals hubs voor werken op afstand en het voorzien van supersnel internet. De volledige tekst is beschikbaar in het Engels op de site van Ierse departement Ondernemingen, Handel en Werkgelegenheid: Making Remote Work: National Remote Work Strategy (PDF, 3,04 MB).

De Slowaakse overheid bracht een wijziging aan hun arbeidscodex 31 aan om een nieuw reeks rechten en verplichtingen voor de werknemer en werkgever vaststellen. Dit wil zeggen dat telewerkregelingen een wederzijdse toestemming en regelmaat veronderstellen. Werkgevers zijn ook verplicht om de werknemer terug te betalen voor de kosten van het gebruik van hun eigen materiaal terwijl ze telewerken. De wijziging aan de arbeidscodex is raadpleegbaar in het Engels op de website van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO): Labour Code: full wording january 2012 (PDF, 789 KB).

Hoewel de verschillende regelgevingen rond telewerk in Europa een aantal kenmerken delen, zoals het recht voor werknemers om veilig en gezond op afstand te werken en het recht op deconnectie, toch slaan ondernemingen best de relevante wetgeving in hun eigen land erop na voor specifieke richtlijnen.

Meer info

(Bron: Healthy Workplaces Campaign Newsletter – februari 2022: Teleworking regulations are changing – so what do employers need to know?)