De hoofdrolspelers in de bestel- en aankoopprocedure van beschermingsmiddelen zijn:
- de werkgever;
- de aankoopdienst;
- de preventieadviseur die de leiding heeft van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPBW) of van een afdeling van de IDPBW;
- de arbeidsarts;
- het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW). Als er geen CPBW is, is dat de syndicale afvaardiging.
De aankoopprocedure wordt wel eens de “procedure van de drie groene lichten” genoemd. Er worden immers drie stappen onderscheiden in de aankoopprocedure. Na elke stap wordt het licht op groen gezet om over te gaan naar een volgende fase.
Stap 1: bestelling
Na de nodige risicoanalyses en rekening houdend met de preventiehiërarchie wordt er beslist welke beschermingsmiddelen moeten worden aangekocht. De aankoopdienst zal dan meestal op basis van de verkregen informatie een marktonderzoek uitvoeren van welke fabrikanten en leveranciers de interessantste oplossing bieden.
Dan wordt er een bestelbon ingevuld. Die bestelbon bepaalt dat het beschermingsmiddel moet voldoen aan de wettelijke bepalingen. Op de bestelbon kunnen daarnaast nog specifieke eisen rond veiligheid en hygiëne worden genoteerd. Die eventuele bijkomende eisen moeten blijken uit de risicoanalyse.
Het is dus zeker niet de bedoeling dat de aankoopdienst alleen beslist over de aankoop van een bepaald beschermingsmiddel. De preventieadviseur en de arbeidsarts moeten hier zeker bij betrokken worden.
Bovendien moet de preventieadviseur beroep kunnen doen op “bevoegde personen”, dat zijn specialisten met de nodige kennis van zaken, om de nodige vereisten te achterhalen.
Voordat de volledig ingevulde bestelbon het bedrijf verlaat, moet de preventieadviseur dat document viseren.
Het CPBW moet op de hoogte worden gebracht dat er een bestelbon voor het bepaalde beschermingsmiddel werd opgesteld.
Stap 2: levering
Bij de levering geeft de leverancier de klant een attest, waarin de naleving van de bij de bestelling geformuleerde eisen wordt verantwoord. De leverancier legt in dit attest uit hoe hij aan de voorwaarden van de bestelling heeft voldaan.
In de praktijk is dit attest vaak de EG-verklaring van overeenstemming.
Het CPBW moet op de hoogte gehouden worden van dit attest en er inzage in hebben.
Daarnaast levert de leverancier een gebruikershandleiding in de taal die in het bedrijf wordt gesproken (de taal van de streek waar het beschermingsmiddel wordt gebruikt).
Stap 3: indienststelling
De preventieadviseur moet een indienststellingsverslag opstellen vooraleer het beschermingsmiddel effectief zal worden gebruikt. In dit verslag bevestigt de preventieadviseur dat hij de naleving van de voorschriften rond veiligheid en hygiëne bij de levering vaststelt. Deze vaststelling gebeurt in samenspraak met de terzake bevoegde personen (bv. een specialist binnen het bedrijf of een externe deskundige). Ook de arbeidsarts moet hierover zijn advies uitbrengen. Opnieuw moet het CPBW op de hoogte worden gebracht van dit indienststellingsverslag en moet het er inzage in hebben.
Bij herhalingsbestellingen voor aankopen van identiek hetzelfde beschermingsmiddel moet er geen nieuw indienststellingsverslag worden opgesteld omdat de volledige procedure al eens is doorlopen. Er moet dan ook geen nieuw attest van de leverancier worden bezorgd.
Desalniettemin loont het de moeite om altijd een indienststellingsverslag op te stellen, al was het maar in een afgeslankte versie. Zo kunnen geen misverstanden ontstaan en kan alles steeds met de nodige documenten worden gestaafd.