De Déparis Opsporingsmethode en de Observatie methodes van SOBANE worden best toegepast tijdens een vergadering met 4 tot 7 personen. De deelnemers aan deze vergadering dienen of de werksituatie grondig te kennen of zullen zoeken naar oplossingen om de werksituatie te verbeteren en zullen mee werken aan de uitwerking ervan. 

• Tijdens de Déparis Opsporing, wordt beslist dat
  • de vloer herstellen, sommige werktuigen of sommige recipiënten met chemische produkten vervangen, sommige machinefilters veranderen, opslag ruimtes verplaatsen, werkblad verhogen.
  • één of meerdere aspecten van de werksituatie grondiger bestuderen tijdens één of meerdere specifieke Observatievergaderingen: bij voorbeeld: de werkruimtes, de slechte houdingen, de chemische produkten...
• Tijdens de Observatie vergadering eigen aan bv. Chemische produkten-, is de situatie herbekeken, worden de oplossingen voorzien tijdens de opsporing gevalideerd en verschillende bijkomende oplossingen bv om het afval en de verpakkingen te controleren, worden voorgesteld. Dit kan opgelost worden maar een ander probleem, bv m.b.t. de ventilatie in de lokalen, blijkt op dit niveau niet oplosbaar.
• De Analyse methode gaat zicht dus richten op het probleem van ventilatie dat nog niet opgelost werd. De ganse werksituatie wordt herzien m.b.t. de chemische producten en wat er tot nog toe werd voorgesteld wordt eveneens overlopen. 

In tegenstelling tot de Opsporing en de Observatie methodes, wordt de Analyse in eerste instantie uitgevoerd door een externe preventieadviseur, dewelke niet absoluut deelnam aan de vergaderingen m.b.t. de Opsporing en Observatie. Het is dus aangewezen dat hij zich eerst op de hoogte stelt van wat er al gerealiseerd werd en de voorgestelde keuzes en acties herbekijkt, alvorens bijkomende acties te ondernemen.

De werkwijze van deze preventieadviseur is de volgende: 

1. Herziening van de resultaten van de Opsporing en de Observatie van de arbeidssituatie samen met de coördinator die deze 2 eerste niveau's realiseerde

• daarbij rekening houdend met het reeds bij de vorige niveau's (Opsporing en Observatie) uitgevoerde werk;
• daaraan zijn eigen kennis en ervaring toevoegend en
• daarbij vaststellend welke aspecten een nadere specifieke Analyse behoeven.

2. De eigenlijke Analyse van de arbeidssituatie voor deze specifieke aspecten in samenwerking met de mensen uit het bedrijf

• door deze specifieke aspecten grondiger te bestuderen
• door eventueel metingen uit te voeren, steeds met het oog op preventie
• door het bedrijf te helpen de voorgestelde oplossingen in de praktijk om te zetten 

Indien nodig wordt een kwantificering van de risico's uitgevoerd om bv. de omvang van een probleem te tonen en dus ook de noodzaak van de voorgestelde oplossingen te motiveren. Bovendien kan ook het verband worden aangetoond tussen de blootstelling en het traumatisme of een beroepsziekte.

De duur van de Analyse en dus ook de kostprijs ervan zijn afhankelijk van het vastgestelde probleem en van het al dan niet moeten kwantificeren van de belasting of blootstelling.

Bestudering van de observatie met de preventieadviseur 

Continuïteit in de strategie en samenwerking tussen de sleutelfiguren op de verschillende niveaus zijn belangrijk. Daarom bestudeert de preventieadviseur de informatie die bij de niveaus Opsporing en Observatie verzameld is samen met degenen die deze informatie bestudeerd hebben, en in ieder geval samen met de coördinator van deze niveaus (de groepsanimator of de afzonderlijke waarnemer).

Zij moeten samen de volgende punten bespreken:

• De informatie over de arbeidssituatie: werkorganisatie, rotatie van de operatoren, variatie in de productie tijdens een werkdag, een werkweek, een jaar . 
• De verschillende oplossingen, die al dan niet geschikt zijn bevonden en te bevestigen.
• De aspecten waarvoor een bijkomende Analyse nodig is.

De taak van de preventieadviseur bestaat erin:

• De bij niveaus 1 Opsporing en 2, Observatie, voorgestelde en al dan niet uitgevoerde oplossingen geschikt of ongeschikt te verklaren.
• In detail de problemen te analyseren waarvoor nog geen oplossing gevonden werd.
• Het bedrijf te helpen de voorgestelde oplossingen in de praktijk om te zetten.

Eigenlijke analyse

Doelstellingen

Tijdens deze tweede fase van de Analyse wordt gezocht naar oplossingen voor problemen die nog niet verholpen zijn. Hier gaat het dus over bepaalde specifieke aspecten van de arbeidssituatie.
In deze fase wordt meer specifieke of meer diepgaande informatie verzameld om te kunnen bepalen hoe deze problemen verholpen kunnen worden.

De preventieadviseur moet deze informatieverzameling voorbereiden samen met de mensen uit het bedrijf en de coördinator die de voorgaande niveaus onderzocht hebben.

In bepaalde gevallen, vereist de Analyse een gedetailleerde observatie van sommige operatoren. Deze selectie is cruciaal. Als er niet op de juiste manier geselecteerd wordt, anders gezegd niet representatief , levert dit onbetrouwbare Analyseresultaten op en kan er geen enkele conclusie worden getrokken die geldt voor alle operatoren.

Het aantal te observeren operatoren hangt af van de grootte van de groep. De volgende tabel is gebaseerd op de principes van de statistiek. De tabel geeft aan welke steekproef nodig is om voor 95% zeker te zijn dat minstens 1 operator van de 20% die het meest zijn blootgesteld, in de studie is opgenomen. Deze waarschijnlijkheid geldt niet bij een aselecte steekproef. Vandaar dus dat de steekproef niet aselect mag zijn. Met deze tabel kan het ideale aantal te observeren operatoren worden bepaald.

Steekproef

groep N	N <= 6	7-8	9-11	12-14	15-18	19-26	27-43	44-50	>50
Grootte van de steekproef Ns	N	6	7	8	9	10	11	12	14

 

Te analyseren arbeidsomstandigheden

Zoals de keuze van de operatoren, zal de keuze van de Analysemomenten niet toevallig zijn. Er moet immers rekening gehouden worden met de verschillende arbeidsomstandigheden die afhankelijk zijn van:

• de productie: normaal, regelmatig, seizoensgebonden .
• de staat van de productielijn: machines die stuk of niet goed afgesteld zijn, nieuwe machines .
• de rotatie van de operatoren
• het absenteïsme

Als er niet genoeg tijd of middelen zijn om alle verschillende gevallen te analyseren, moet duidelijk nagegaan worden of de geanalyseerde situaties representatief zijn voor de algemene omstandigheden dan wel voor de slechtst mogelijke omstandigheden. Zo zal het bijvoorbeeld moeilijk zijn om de werkomstandigheden te bestuderen als alle operatoren aanwezig zijn en als er één of meerdere ontbreken. Toch is het belangrijk na te gaan of dit verschil in aantal invloed heeft op het werkritme, de repetitiviteit . Als dit zo blijkt te zijn, moet bewezen worden dat de uitgevoerde Analyse relevant is.

De preventieadviseur zoekt de ontbrekende informatie op via de methode die hij daarvoor geschikt acht:

• door de werkmethodes van sommige operatoren te vergelijken
• door te trachten te achterhalen waar die verschillen vandaan komen
• door na te gaan waar er technisch kan worden ingegrepen
• ...

De belangrijkste methode is de rechtstreekse observatie van de operatoren in hun arbeidssituatie.
Voor sommige aspecten zoals de inrichting van de werkposten, de werkorganisatie, de RSI risico's, de goederenbehandeling., foto's of een video kunnen bijkomende instrumenten zijn, maar kunnen de rechtstreekse waarneming niet vervangen. Toch bieden foto's en video een aantal extra mogelijkheden:

• verschillende personen (operatoren, dienst methodes, .) kunnen dezelfde beelden zien en kunnen hun eigen visie op het probleem geven.
• de relevantie en de werkelijke impact van sommige voorgestelde oplossingen kan worden bestudeerd.
• de beelden kunnen nadien gebruikt worden als didactisch materiaal om (nieuwe) operatoren op te leiden.
• het verfijnen van de hulp bij het in de praktijk brengen van de aanbevolen oplossingen, zoals bijvoorbeeld een opleiding goederenbehandeling, wordt vergemakkelijkt.

Het gebruik van de video houdt echter het risico in dat de operator zijn gedrag en dus zijn werkwijze verandert omdat hij weet dat hij gefilmd wordt. Dit risico wordt beperkt als:

• de preventieadviseur vooraf al nauw heeft samengewerkt met de operatoren.
• aan iedere operator duidelijk wordt uitgelegd waarom er wordt gefilmd en wat er nadien met de opnames zal gebeuren. Dit is des te belangrijker als de operator nog niet heeft deelgenomen aan de vorige niveaus van het onderzoek.
• de operator vrij heeft ingestemd met de opnamen.

Eventuele metingen

In bepaalde gevallen, kan de preventieadviseur het nodig achten enkele metingen uit te voeren: verlichting, luchtsnelheid, inspanningen, concentraties... Eenvoudige metingen kunnen uitgevoerd worden en worden beschreven bij de Analyse methodes die werden ontwikkeld voor de verschillende domeinen.
De gesofisticeerde metingen, vereisen het gebruik van moeilijke apparatuur, zoals o.a. luminantiemeters, frequentie analyses, goniometers ...zijn voorbehouden voor niveau 4 Expertise en worden welbewust uitgevoerd door experts.

Gegevensbeheer

Het gegevensbeheer vraagt veel deskundigheid van de preventieadviseur.
Er kan dus geen specifieke methodologie vastgelegd worden: de problemen zijn bekend, men weet waar men naar op zoek is.

Het is belangrijk om te benadrukken dat de Analyse zoals ze hier beschreven wordt, totaal verschillend is van de kwantificering die eventueel kan opgemaakt worden voor epidemiologische onderzoek.
Hier worden antwoorden gezocht op vragen als : waarom is de situatie van deze aard ; wat kan men doen om ze te wijzigen.
Discussies over deze vragen zouden rechtstreeks tot het antwoord moeten leiden en zo tot oplossingen ter verbetering.

Een kwantificeringsmethode daarentegen zoekt eerder antwoorden op vragen als: gedurende hoeveel procent van de tijd worden de werknemers blootgesteld aan dergelijk risico.
Om hierop te kunnen antwoorden moeten de tijd, de concentratie, het niveau . gekwantificeerd worden, zonder te letten op de oorzaken van deze belasting.

De gedetailleerde Analyse van de verzamelde inlichtingen en de zoektocht naar oplossingen is niet de taak van de preventieadviseur alleen, ook al is hij meestal degene die deze taak uitvoert.

• Idealiter nemen er ook de personen aan deel die op de hoogte zijn van de technische en praktische implicaties, met name de operatoren en de staf.
• Als deze personen niet rechtstreeks kunnen deelnemen, moet in ieder geval hun mening worden gevraagd over de aanbevelingen van de preventieadviseur, voordat deze in de praktijk worden gebracht. Deze gelaagde aanpak is de meest gangbare, maar is zelden de snelste en leidt zeker niet altijd tot betere resultaten.

Of de inbreng van de preventieadviseur goede resultaten oplevert hangt rechtstreeks af van:

• De kwaliteit van het werk dat op de vorige niveaus geleverd is.
• De kwaliteit van het overleg met de betrokken personen uit het bedrijf.

Samenvatting van de resultaten aan het eind van de analyse

Na de Analyse schrijft de preventieadviseur meestal een verslag.

Het presentatie- en discussieproces over het eindverslag moet van meet af aan gestructureerd verlopen, zodat het tot beslissingen leidt (ook al wordt er beslist om niets te doen!).

Hiertoe moet - liefst bij het begin van het optreden van de preventieadviseur - de procedure worden vastgelegd met betrekking tot:

• de mensen uit het bedrijf met wie de preventieadviseur zal samenwerken
• de planning in de tijd
• het soort verslag
• de presentatie(s) van het verslag
• het gevolg dat eraan zal worden gegeven, eventueel samen met een expert
• de opvolgingsmethode voor het toepassen van de oplossingen in de werksituatie en de beoordelingen van hun doeltreffendheid
• een planning, met wie doet wat, wanneer en hoe. Zonder deze planning zullen de aanbevelingen dode letter blijven in plaats van tot concrete resultaten voor de operatoren te leiden.

1. Inhoud

Deze Analyse zou in principe de laatste stap van het proces moeten zijn. Het verslag geeft dus een samenvatting van de informatie die gaandeweg verzameld is en van de oplossingen en/of verbeteringen die zijn gepland of uitgevoerd.

Dit verslag omvat:

• De beschrijving van het probleem:
  • hoe het probleem is gebleken: na klachten, ziekte, afwezigheden.
  • de mening van de operatoren en van de mensen uit het bedrijf tijdens de Opsporing.
• De resultaten van het optreden, zonder uitgebreid in te gaan op de verschillende stappen, maar met een duidelijke beschrijving van de verdiensten van iedereen die meegewerkt heeft:
  • de aspecten die in detail geobserveerd zijn en de voorgestelde oplossingen.
  • de aspecten die in detail geanalyseerd zijn en de voorgestelde oplossingen.
  • indien nodig, de aspecten die nog een Expertise behoeven.
• Een synthese van de technische of organisatorische oplossingen en verbeteringen.
• Het voorstel om prototypes te maken of tests uit te voeren als sommige oplossingen nog technisch verfijnd moeten worden.
• De maatregelen die eventueel genomen moeten worden om de operatoren correct in te lichten en op te leiden inzake:
  • de beste procedures om taken uit te voeren, en de procedures die vermeden moeten worden.
  • de gezondheids- en veiligheidsrisico's.
• Een rangschikking van de voorgestelde maatregelen volgens:
  • wat onmisbaar is
  • wat noodzakelijk is
  • wat wenselijk is
• Een algemene verantwoording van deze oplossingen, waarbij wordt aangetoond:
  • dat zij de beschreven problemen werkelijk kunnen verhelpen.
  • dat zij geen andere problemen zullen veroorzaken voor het geheel of een deel van de operatoren.
  • dat zij niet tegenstrijdig zijn met de productiviteits- en rentabiliteitseisen van het bedrijf.
• De eventuele verantwoording voor een bijkomende Expertise.
• Een draaiboek voor de uitvoering van de voorgestelde oplossingen, met daarin wie doet wat, wanneer en hoe en tevens hoe de follow-up verloopt, om zo de kans op concrete resultaten te verhogen.
• Een samenvatting van dit eindverslag waarin op 1 bladzijde de belangrijkste technische oplossingen worden herhaald.

2. Schriftelijke presentatie

Dergelijke verslagen zijn vaak te "formeel" en te "literair" opgesteld.

Aangezien het verslag bedoeld is om die inlichtingen te verschaffen die nodig zijn om beslissingen te nemen, moet het kort en eenvoudig zijn, ontdaan van alle oppervlakkige, te algemene of niet ter zake doende uitweidingen.
Het is niet de bedoeling in telegramstijl te schrijven, maar de tekst moet toch:

• net als in deze tekst gebruik maken van alinea's en insprongen die de informatie overzichtelijk maken
• zo weinig mogelijk tabellen of statistieken bevatten
• de informatie systematisch en op een logische manier weergeven, zodat de gedachtegang makkelijk te volgen is
• indien nodig technische schema's of foto's bevatten.

Ten slotte moet de tekst grondig herlezen worden om

• herhalingen te vermijden
• het lezen en begrijpen te vergemakkelijken
• de logische gedachtegang en indeling in acht te nemen
• het opzoeken van specifieke informatie te vereenvoudigen

De samenvatting van 1 bladzijde zit niet, zoals gewoonlijk, achteraan, maar aan het begin, zodat zij meer aandacht krijgt dan de gedetailleerde uiteenzetting.

3. Mondelinge presentatie

De precieze procedure hangt af van de omstandigheden.
Idealiter wordt dit verslag voorgesteld aan de volgende personen, al dan niet tegelijkertijd aan de verschillende groepen:

• De werkgever, die instaat voor de gezonde arbeidsomstandigheden en die beslist.
• De operatoren, die immers rechtstreeks betrokken partij zijn. De efficiëntie van de technische oplossingen staat of valt immers met de uitvoering ervan, zodat het belangrijk is dat de personen die de oplossing moeten uitvoeren, geraadpleegd worden.
• Alle personen die op de verschillende niveaus hebben meegewerkt, aangezien het resultaat in de eerste plaats hun verdienste is.
• De hiërarchie, de technische staf, aangezien die instaat voor de uitvoering en het opvolgen van de oplossingen.
• De andere preventiepartners (bedrijfsarts, preventieadviseurs ...) uiteraard.

Het welslagen van het optreden hangt niet alleen af van de kwaliteit, maar vaak nog meer van de manier waarop het wordt voorgesteld. Er moet dus extra aandacht worden besteed aan het uitwerken van audio-visueel materiaal. Dit aspect past echter niet binnen het huidige document, waarin we dus enkel dieper ingaan op het gebruik van video-opnames.

Alle hoofdrolspelers (werkgevers, staf, operatoren) menen de werkomstandigheden goed te kennen, maar zij hebben er vaak een heel ander beeld van. Foto's of een video kunnen dan nuttig zijn om een gemeenschappelijke voorstelling te hebben van de toestand, de problemen en de mogelijke verbeteringen. Ze moeten de aandacht vestigen op het uitgevoerde werk en op de algemene arbeidsomstandigheden, niet op de wijze waarop deze of gene operator het werk uitvoert.

Foto's of een video kunnen ook gebruikt worden bij de opleiding van operatoren, en in het bijzonder bij nieuwelingen in een bepaalde arbeidssituatie. Deze opname moet wel gericht zijn op de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. Deze foto's of video verschillen van de vorige en vormen er een aanvulling op. Als iedere operator persoonlijk de toestemming heeft gegeven (uiteraard nadat hij volledig is ingelicht over de doelstelling), kunnen de foto's en de video gemaakt worden met opeenvolgende beelden die de mogelijk "gevaarlijke" werkmethodes tonen en vergelijken met andere werkmethodes die gezonder of veiliger zijn (manier van werken, deze werktuig in plaats van een ander, beperkte krachtinspanningen, opruimen, circulatie...). Deze cassette mag nadien enkel worden gebruikt met toestemming van de operatoren en zonder dat zij ergens van beschuldigd kunnen worden.

4. Vervolg van de studie

Als de studie er gekomen is na klachten bij sommige operatoren, moeten deze mensen concreet geholpen worden om hen zo snel mogelijk te laten herstellen en hen opnieuw een normaal leven en normale arbeidsomstandigheden te geven. Dit is dus een medisch probleem, dat de bedrijfsarts direct of indirect (samen met de huisarts) moet behandelen.
Het is niet onbelangrijk te vermelden dat sommige arbeidsomstandigheden aanvaardbaar kunnen zijn voor sommige personen, maar volstrekt onaanvaardbaar voor andere personen. De herstelperiode kan hierdoor langer duren of de aandoening kan in sommige gevallen verergeren. Personen kunnen dus niet meteen opnieuw aan het werk zodra de arbeidsomstandigheden verbeterd zijn.

Alle werkdocumenten die op de verschillende niveaus gebruikt zijn worden in het bedrijf bewaard. Zo kunnen zij later dienen als referentiepunt bij het aanpassen van werkplekken of bij het uitdenken van nieuwe arbeidsomstandigheden.