De Déparis Opsporingsmethode word best toegepast tijdens een vergadering met 4 tot 7 personen. De deelnemers aan deze vergadering dienen of de werksituatie grondig te kennen of zullen zoeken naar oplossingen om de werksituatie te verbeteren en zullen mee werken aan de uitwerking ervan.
Tijdens de Déparis Opsporing, wordt beslist dat
- de vloer herstellen, sommige werktuigen of sommige recipiënten met chemische produkten vervangen, sommige machinefilters veranderen, opslag ruimtes verplaatsen, werkblad verhogen.
- één of meerdere aspecten van de werksituatie grondiger bestuderen tijdens één of meerdere specifieke Observatievergaderingen: bij voorbeeld: de werkruimtes, de slechte houdingen, de chemische produkten...
Toepassing
Volgens de SOBANE strategie, wordt deze grondigere onderzoek gerealiseerd door de Observatie methode specifiek aan het probleem meer in detail te bestuderen en, opnieuw, tijdens een vergadering met dezelfde personen.
Terwijl, tijdens de Déparis vergadering, alle aspecten van de werksituatie worden besproken, tijdens de Observatie vergadering, is de discussie op een specifiek aspect gericht: lawaai in het atelier of goederenbehandeling of beeldscherm werk.
De toepassing van de methode is gelijk aan deze gebruikt tijdens het niveau 1 Opsporingsmethode Déparis.
De directie moet eerst vóór elke actie:
- ten volle over de gevolgen van het gebruik van de methode ingelicht te worden
- bewust zijn van zijn verplichtingen
- zijn volledig akkoord gegeven hebben met de toepassing van de methode
De stappen van de toepassing zijn:
- Informatie door de directie van de hiërarchie en de werknemers over de nagestreefde doelstellingen en belofte rekening te houden met de resultaten van de vergaderingen en de studies.
- Keuze van een kleine groep posten die een geheel vormen, een "arbeidssituatie": de deelnemers zouden dezelfde moeten zijn dan deze van het niveau 1 Opsporingsmethode Déparis
- Aanduiding van een coördinator door de directie in overleg met de werknemers: opnieuw zou het dezelfde persoon moeten zijn dan die die de Opsporing Déparis heeft gecoördineerd.
- Voorbereiding van de coördinator: hij leest de Observatie-methode in detail en leert hoe ze te gebruiken. De methode wordt aan de betrokken arbeidssituatie aangepast door bepaalde termen te veranderen, sommige niet betrokken aspecten te verwijderen, door andere te aan te passen, of nog door bijkomende aspecten toe te voegen.
- Oprichting van een werkgroep samengesteld uit sleutelwerknemers van de betrokken arbeidssituatie, aangewezen door hun collega's en hun vertegenwoordigers, en uit personen van de technische omkadering aangewezen door de directie. Deze werkgroep zal minstens één man en één vrouw omvatten in geval van een gemengde groep. Deze werkgroep zou dezelfde moeten zijn dan die die aan de. Opsporing Déparis heeft deelgenomen, met eventueel 1 of 2 bijkomende personen van de dienst methoden, de dienst van onderhoud of nog van de dienst van de aankopen.
- Vergadering van de werkgroep in een kalm lokaal dicht bij de werkposten: opnieuw teneinde direct aan de werkplaatsen te kunnen terugkeren om bepaalde punten te bespreken.
- Duidelijke uitleg door de coördinator van het doel van de vergadering en van de procedure. Te discussiëren aspecten kunnen onder de deelnemers ofwel vóór of in het begin van de vergadering gegeven worden, ofwel door rétro-projector of door multimedia over een scherm vertonen worden, teneinde de discussie doeltreffend te begeleiden.
- Discussie over iedere rubriek door zich te concentreren op de aspecten van deze rubriek en zonder lang stil te staan om te bepalen of de situatie niet, een beetje of veel bevredigend is, maar bij
- wat kan worden gedaan om de situatie te verbeteren, door wie en wanneer
- datgene waarvoor de hulp van een preventieadviseur moet worden ingeroepen tijdens het niveau 3 Analyse
- Na de vergadering stelt de coördinator een synthese op door
- de gebruikte rubrieken met de gedetailleerde informatie voortvloeiend uit de vergadering,
- de lijst met de geplande oplossingen met bepaling van wie wat doet en wanneer
- en de lijst met de meer in detail te bestuderen punten met hun prioriteit
- Voorstelling van de resultaten aan de deelnemers, herziening, bijvoegingen.
- Afronding van de synthese.
- Voorstelling aan de directie en aan de overlegorganen.
- Vervolg van de studie voor de niet opgeloste problemen door middel van de methode van niveau 3, Analyse, van de SOBANE-strategie.
De volgende tekst kan helpen om het doel van de vergadering te verduidelijken.
"In de loop van de vergadering herzien we alle punten in relatie met de risico factor "-------------" die uitmaken dat het werk moeilijk, gevaarlijk, niet efficiënt en onaangenaam is.
De bedoeling is niet om te weten of het gemakkelijk en aangenaam is voor 20, 50 of 100%, maar wel om uit te vinden wat er concreet onmiddellijk, binnen de 3 maanden en later kan ondernomen worden om efficiënter en aangenamer te zijn. Het kan gaan om technische veranderingen, om nieuwe werktechnieken, maar ook om betere communicaties, om reorganisatie van de dienstregeling, om meer specifieke opleidingen.
Voor sommige punten zou men moeten kunnen zeggen wat er veranderd moet worden en hoe dit concreet moet gebeuren. Voor andere zullen er bijkomende studies moeten worden verricht.
De Directie verplicht zich ertoe een actieplan op te stellen met als doel zo goed mogelijk gevolg te geven aan hetgeen besproken zal worden."
Bij gebrek aan een vergadering van 3 tot 6 personen te kunnen beleggen, zal de coördinator de Observatie alleen leiden of met één of twee personen en eventueel op de werkplek zelf. Deze niet- ideale oplossing blijft nuttig aangezien zij de preventie laat vooruitgaan en het eventuele beroep op een externe préventieadviseur voorbereidt.
De coördinator of deze personen moeten echter:
- de werkplek goed kennen (even goed als de operatoren zelf!)
- informeel de mening van de operatoren vragen
- technisch onderlegd zijn om oplossingen te kunnen vinden en ze in de praktijk om te kunnen zetten
- vervolgens direct of indirect naar de operatoren en hun technisch kader terugkeren voor adviezen over de overwogen oplossingen
Deze werkwijze is dus enkel aan te raden als er binnen het bedrijf geen vergadering van een werkgroep op dat moment georganiseerd kan worden.
Het verslag
Dit verslag moet omvatten:
- De beschrijving van het probleem:
- hoe het probleem is gebleken: na klachten, ziekte, afwezigheden.
- de mening van de operatoren en van de mensen uit het bedrijf tijdens de Opsporing.
- De resultaten van het optreden, zonder uitgebreid in te gaan op de verschillende stappen, maar met een duidelijke beschrijving van de verdiensten van iedereen die meegewerkt heeft:
- de aspecten die in detail geobserveerd zijn en de voorgestelde oplossingen
- indien nodig, de aspecten die nog een Analyse behoeven
- Een synthese van de technische of organisatorische oplossingen en verbeteringen.
- Een algemene verantwoording van deze oplossingen, waarbij wordt aangetoond:
- dat zij de beschreven problemen werkelijk kunnen verhelpen.
- dat zij geen andere problemen zullen veroorzaken voor het geheel of een deel van de operatoren.
- dat zij niet tegenstrijdig zijn met de productiviteits- en rentabiliteitseisen van het bedrijf.
- De eventuele verantwoording voor een bijkomende Analyse.
- Een draaiboek voor de uitvoering van de voorgestelde oplossingen, met daarin wie doet wat, wanneer en hoe en tevens hoe de follow-up verloopt, om zo de kans op concrete resultaten te verhogen.
- Een samenvatting van dit eindverslag waarin op 1 bladzijde de belangrijkste technische oplossingen worden herhaald.
Schriftelijke presentatie
Dergelijke verslagen zijn vaak te "formeel" en te "literair" opgesteld.
Aangezien het verslag bedoeld is om die inlichtingen te verschaffen die nodig zijn om beslissingen te nemen, moet het kort en eenvoudig zijn, ontdaan van alle oppervlakkige, te algemene of niet ter zake doende uitweidingen.
Het is niet de bedoeling in telegramstijl te schrijven, maar de tekst moet toch:
- net als in deze tekst gebruik maken van alinea's en insprongen die de informatie overzichtelijk maken
- zo weinig mogelijk tabellen of statistieken bevatten
- de informatie systematisch en op een logische manier weergeven, zodat de gedachtegang makkelijk te volgen is
- indien nodig technische schema's of foto's bevatten.
Ten slotte moet de tekst grondig herlezen worden om
- herhalingen te vermijden
- het lezen en begrijpen te vergemakkelijken
- de logische gedachtegang en indeling in acht te nemen
- het opzoeken van specifieke informatie te vereenvoudigen.
De samenvatting van 1 bladzijde zit niet, zoals gewoonlijk, achteraan, maar aan het begin, zodat zij meer aandacht krijgt dan de gedetailleerde uiteenzetting.
Mondelinge presentatie
De precieze procedure hangt af van de omstandigheden.
Idealiter wordt dit verslag voorgesteld aan de volgende personen, al dan niet tegelijkertijd aan de verschillende groepen:
- De werkgever, die instaat voor de gezonde arbeidsomstandigheden en die beslist.
- De operatoren, die immers rechtstreeks betrokken partij zijn. De efficiëntie van de technische oplossingen staat of valt immers met de uitvoering ervan, zodat het belangrijk is dat de personen die de oplossing moeten uitvoeren, geraadpleegd worden.
- Alle personen die op de verschillende niveaus hebben meegewerkt, aangezien het resultaat in de eerste plaats hun verdienste is.
- De hiërarchie, de technische staf, aangezien die instaat voor de uitvoering en het opvolgen van de oplossingen.
- De andere preventiepartners (bedrijfsarts, preventieadviseurs ...) uiteraard.
Het welslagen van het optreden hangt niet alleen af van de kwaliteit, maar vaak nog meer van de manier waarop het wordt voorgesteld.
Alle hoofdrolspelers (werkgevers, staf, operatoren) menen de werkomstandigheden goed te kennen, maar zij hebben er vaak een heel ander beeld van. Foto's kunnen dan nuttig zijn om een gemeenschappelijke voorstelling te hebben van de toestand, de problemen en de mogelijke verbeteringen. Ze moeten de aandacht vestigen op het uitgevoerde werk en op de algemene arbeidsomstandigheden, niet op de wijze waarop deze of gene operator het werk uitvoert.
Vervolg van de studie
Als de Observatie methode op punten de aandacht vestigt die een meer diepgaande Analyse vereisen, moet een gespecialiseerde preventieadviseur op het betrokken gebied gecontacteerd worden.
De werkwijze die met deze preventieadviseur moet gevolgd worden, is:
- hem ter hoogte brengen van de resultaten van de twee eerste niveaus Opsporing en Observatie
- herziening van de resultaten, de conclusies en de voorgestelde oplossingen
- deze oplossingen bevestigen of amenderen
- daarbij vaststellen welke aspecten een nadere specifieke Analyse behoeven.
Alle werkdocumenten die op de verschillende niveaus gebruikt zijn worden in het bedrijf bewaard. Zo kunnen zij later dienen als referentiepunt bij het aanpassen van werkplekken of bij het uitdenken van nieuwe arbeidsomstandigheden.