• 90. Moet de vergadering op een formele manier worden georganiseerd of kan dit informeel en spontaan, op basis van de omstandigheden ?
• 91. Welke informatie moet aan de toekomstige deelnemers worden gegeven ?
• 92. Moeten de Déparis-tabellen vooraf worden bezorgd zodat de deelnemers hierover kunnen nadenken en er met hun collega’s kunnen over praten ?
• 93. Moet aan de werknemers worden gevraagd vóór de vergadering te overleggen ?

90. Moet de vergadering op een formele manier worden georganiseerd of kan dit informeel en spontaan, op basis van de omstandigheden ?

Het is essentieel dat wordt getoond dat het proces ernstig, georganiseerd en niet geïmproviseerd is. Daarom is het ook belangrijk dat de datum vooraf wordt vastgelegd op basis van de beschikbaarheden, dat wordt aangedrongen op de naleving van deze afspraak, dat een uitnodiging op naam naar elke deelnemer wordt gestuurd met vermelding van de doelstellingen, de procedure en met eventueel een kopie van de Déparis-gids die zal worden gebruikt. Dat is ook de reden waarom de duur van 2 uren moet worden gerespecteerd.

Hoewel het proces gestructureerd is, moet het zo weinig mogelijk administratief blijven.

91. Welke informatie moet aan de toekomstige deelnemers worden gegeven ?

De Déparis-vergadering wordt niet geïmproviseerd (vraag 90) en wordt georganiseerd wanneer de directie, de hiërarchische lijn, de vakbondsorganisaties, het CPBW zich te volle bewust zijn van en hun akkoord hebben gegeven over basisprincipes, doelstellingen, procedure en nodige opvolging. De deelnemers zullen dus reeds over de Déparis-vergaderingen hebben horen spreken.

Samen met de uitnodiging moet de deelnemer een kort document krijgen waarin de algemene doelstellingen en de doelstellingen van de directie worden vermeld, evenals het engagement van de onderneming om met de resultaten, de manier waarop de vergadering verloopt, waarop de samenvatting zal worden voorbereid en het gevolg van het proces in het CPBW rekening te houden.

Men kan bij de uitnodiging eveneens een kopie voegen van de versie van de Déparis-gids die zal worden gebruikt zodat de deelnemers hiermee vertrouwd geraken en hierover eventueel vooraf met hun collega’s nadenken.

92. Moeten de Déparis-tabellen vooraf worden bezorgd zodat de deelnemers hierover kunnen nadenken en er met hun collega’s kunnen over praten ?

We denken dat deze praktijk moet worden aangemoedigd. Het is daarentegen niet wenselijk dat elke deelnemer nota’s neemt tijdens de vergadering. Dat blijkt de discussie af te remmen en te benadelen.

93. Moet aan de werknemers worden gevraagd vóór de vergadering te overleggen ?

Dat zou veel gevraagd zijn en is niet onontbeerlijk. Een informele voorbereiding zou evenwel wenselijk zijn opdat het personeel zich op zijn gemak voelt in zijn rol van sleutelwerknemer die spreekt in naam van zijn collega’s.