In principe moet elke werkgever zijn eigen interne dienst voor preventie en bescherming op het werk hebben. Per uitzondering mogen verscheidene werkgevers aan de administratie de toestemming vragen om een interne dienst op te richten die gemeenschappelijk is.

Dit kan enkel onder bepaalde voorwaarden gebeuren. Er moet vooral een juridsiche, economische of geografische of technische band bestaan tussen de betrokken werkgevers.

De gemeenschappelijke interne dienst moet eveneens voordelen omvatten ten opzichte van de individuele interne dienst. De meerwaarde van de gemeenschappelijke interne dienst moet worden gemeten door:

• de aanwezigheid van een groter aantal preventieadviseurs;
• meer aanwezige disciplines in de gemeenschappelijke interne dienst (bijvoorbeeld aanwezigheid van een preventieadviseur psychosociale aspecten of van een departement dat instaat voor het medisch toezicht);
• preventieadviseurs met een hoger opleidingsniveau;
• meer tijd te besteden aan preventietaken;
• meer middelen ter beschikking te stellen voor van de interne dienst.

De Comités voor preventie en bescherming op het werk van elke werkgever moeten worden geraadpleegd: zij moeten hun advies geven over de oprichting van een dergelijke dienst en eveneens over de duur van de prestaties van de preventieadviseurs

Zodra deze voorwaarden zijn voldaan en er voorzien is in de organisatie van een gemeenschappelijke interne dienst, kan een aanvraag worden ingediend bij de Algemene Directie Humanisering van de arbeid van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, door middel van een formulier waarvan zich een model bevindt op de site van de FOD, in de rubriek Thema's > Welzijn op het werk > Organisatorische structuren > Gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk > Procedures en formulieren.

Als de aanvraag volledig is, wordt zij verzonden naar de Algemene Directie van het Toezicht op het welzijn op het werk voor onderzoek en advies.  In geval van gunstig advies, maakt de Algemene Directie Humanisering van de Arbeid een ontwerp van besluit op dat de toestemming geeft, bestemd voor de Minister die in fine beslist om al dan niet de toestemming te geven.